Le slide dell'incontro

FOIA: Istruzioni per l’uso

Come applicare efficacemente l’accesso civico generalizzato

FORUM PA 2017

I contenuti della circolare FOIA

Criteri generali di applicazione, Dinieghi non consentiti e Dialogo con i cittadini

Mario Savino

La gestione delle istanze di accesso generalizzato

Ernesto Belisario

Registro delle richieste di accesso

Elio Gullo

Criteri generali di applicazione

Dinieghi non consentiti

Dialogo con i cittadini

Prof. Mario Savino

Università degli studi della Tuscia

Criteri generali di applicazione

1° criterio: tutela preferenziale dell’interesse conoscitivo

“In the face of doubt, openness prevails”

FOIA Memorandum del Presidente Obama (21 gennaio 2009)

• Se l’applicabilità di una eccezione è dubbia: prevale l’interesse conoscitivo
  • Ratio: non convertire la regola in eccezione
• Se la richiesta non indica il tipo di accesso: accesso generalizzato
  • Ratio: favorire la massima estensione del right to know

2° criterio: minor aggravio (procedurale) nell’esercizio del diritto

Se la legge nulla dispone

Non possono imporsi formalità o oneri aggiuntivi (condizioni di ammissibilità)

Limite all’adozione di regolamenti interni

Dinieghi non consentiti

Risposta parziale=diniego immotivato=illegittimità

Risposta differita: legittima a 2 condizioni

• che debba applicarsi una eccezione (art. 5-bis, c. 1-2)
• che il pregiudizio all’interesse protetto dall’eccezione sia transitorio (es. regolare svolgimento delle attività ispettive)

Dinieghi non consentiti

Richieste massive o irragionevoli

Linee guida A.N.AC. (Allegato, § 5)

“L’amministrazione è tenuta a consentire l’accesso generalizzato anche quando riguarda un numero cospicuo di documenti ed informazioni, a meno che la richiesta risulti manifestamente irragionevole, tale cioè da comportare un carico di lavoro in grado di interferire con il buon funzionamento dell’amministrazione”.

• Necessità di un dialogo con il richiedente
• Pregiudizio al buon funzionamento dell’amministrazione
  
  • palese (serio e immediato)
  • motivato in relazione ai seguenti indici:

-la natura dell’attività di elaborazione

-la quantità di risorse necessarie (ore di lavoro per unità di personale)

-la rilevanza dell’interesse conoscitivo che la richiesta mira a soddisfare

Dialogo con il richiedente

• COOPERATIVO
  • Logica non formalistica, ma “di servizio” al cittadino
• TEMPESTIVO
  • Subito dopo la presentazione dell’istanza
    • Rilascio ricevuta e indicazione del termine
    • Chiarimenti circa identità del richiedente, oggetto della richiesta, modalità di invio, indicazione di eventuali costi
• ESAUSTIVO
  • Entro il termine di conclusione del procedimento
    • Comunicazione della decisione (motivata)
    • In caso di accoglimento, trasmissione dei dati o documenti
    • In caso di rigetto, motivi del diniego e indicazione dei mezzi di ricorso esperibili

LA GESTIONE DELLE ISTANZE DI ACCESSO GENERALIZZATO

Avv. Ernesto Belisario

OGP Team

SOMMARIO

• Uffici competenti
•  Controinteressati
•  Rispetto dei tempi di decisione

GLI UFFICI COMPETENTI

Competenza a ricevere le istanze

Competenza a decidere sulle istanze

Competenza sul riesame

COMPETENZA A RICEVERE ISTANZE

• UFFICIO CHE DETIENE I DATI O I DOCUMENTI
• UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO
• ALTRO UFFICIO INDIVIDUATO DALL’AMMINISTRAZIONE

Nel caso la domanda sia indirizzata a un’amministrazione diversa da quella che detiene i dati o documenti richiesti, l’ufficio ricevente deve inoltrare tempestivamente la domanda all’amministrazione competente e dare comunicazione al richiedente dell’avvenuto inoltro e della decorrenza del termine di conclusione del procedimento dalla data di ricevimento dell’istanza da parte dell’ufficio competente.

COMPETENZA A DECIDERE SULLE ISTANZE

UFFICIO CHE DETIENE I DOCUMENTI

diverso da

UFFICIO COMPETENTE PER MATERIA

COMPETENZA A DECIDERE SUL RIESAME

“Nei casi di diniego totale o parziale dell'accesso o di mancata risposta entro il termine indicato al comma 6, il richiedente può presentare richiesta di riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, di cui all'articolo 43, che decide con provvedimento motivato, entro il termine di venti giorni.”

(art. 5, comma 7, D. Lgs. n. 33/2013)

E se il responsabile della trasparenza coincide con il responsabile dell’ufficio che detiene i dati o i documenti?

L’IMPORTANZA DI UN CENTRO DI COMPETENZA

• fornire indicazioni di carattere generale o assistenza in merito a specifiche istanze
•  assicurare la capillare diffusione interna delle informazioni riguardanti gli strumenti (procedurali, organizzativi o di altro tipo) impiegati dall’amministrazione per attuare la normativa sull’accesso
• garantire la disseminazione di buone pratiche e di indicazioni operative provenienti dalle autorità centrali che monitorano e orientano l’attuazione della normativa sull’accesso generalizzato

CHI SONO I CONTROINTERESSATI?

tutti i soggetti (persone fisiche o giuridiche) che, anche se non menzionati nel documento cui si vuole accedere, potrebbero vedere pregiudicati loro interessi

-PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

-LIBERTA’ E SEGRETEZZA DELLA CORRISPONDENZA

-INTERESSI ECONOMICI E COMMERCIALI

ADEMPIMENTI RELATIVI AI CONTROINTERESSATI

• INDIVIDUAZIONE
• COMUNICAZIONI
  • Presentazione istanza
  • Provvedimento su istanza

In caso di opposizione, l’amministrazione non può assumere quale unico fondamento del rifiuto di accesso il mancato consenso del controinteressato.

IL RISPETTO DEI TERMINI

IL TERMINE PER LA CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO

• il termine di trenta giorni entro il quale concludere il procedimento non è derogabile (salvo sospensione di 10 gg per comunicazione a eventuali controinteressati)
• la conclusione del procedimento deve necessariamente avvenire con un provvedimento espresso: non è ammesso il silenzio-diniego, né altra forma silenziosa di conclusione del procedimento

L’IMPORTANZA DEL TERMINE DI CONCLUSIONE

DECORSO DEL TERMINE DI 30 GG SENZA L’ADOZIONE DI UN PROVVEDIMENTO SULL’ISTANZA

• elemento di valutazione della responsabilità dirigenziale
•  eventuale causa di responsabilità per danno all’immagine dell’amministrazione
• elemento di valutazione ai fini della corresponsione della retribuzione di risultato e del trattamento accessorio collegato alla performance individuale dei responsabili

REGISTRO DELLE RICHIESTE DI ACCESSO

Elio Gullo

Dipartimento della funzione pubblica

SOMMARIO

• Registro: cos’è e come realizzarlo
• Cosa dovrebbe offrire il mercato oggi
•  Sviluppi futuri

Il Registro

Perché un registro degli accessi?

• Semplificare la gestione delle richieste e delle attività istruttorie da parte degli uffici
• Favorire l’armonizzazione delle decisioni su istanze di accesso identiche o simili
• Agevolare i cittadini nella consultazione delle istanze già presentate
• Monitorare l’andamento delle richieste di accesso e la trattazione delle stesse 

 Come realizzarlo?

• La modalità più semplice e meno costosa si basa sui sistemi di gestione del protocollo informatico già in uso presso le PA
• Ogni volta che un documento viene protocollato, il sistema registra alcune informazioni (mittente, oggetto, data, etc.) obbligatorie che sono memorizzate da tutti i sistemi esistenti
• Le restanti informazioni utili (esito, sintesi richiesta, etc.) possono essere inserite apportando piccole modifiche al sistema (attualmente tutti i prodotti di mercato lo consentono)
• Il Registro – nella sua forma più elementare – non è nient’altro che la pubblicazione periodica di queste informazioni aggiuntive, estratte dal sistema di protocollo

Sistemi di gestione protocollo informatico

I sistemi in dotazione alle P.A. non sono tutti uguali.

In base alle loro caratteristiche distinguiamo 3 scenari

•1: Fascicoli procedimentali con profilo di metadati estendibile e configurabile

•2: Profilo esteso di metadati per le classi documentali

•3: Funzionalità minime

1. Sistema gestisce fascicoli procedimentali

Fase preliminare

•Configurazione di specifiche tipologie di fascicolo procedimentale (Documentale, Civico, Generalizzato) e relativi repertori per gestire i metadati necessari (corrispondenti alle ulteriori informazioni utili)

Fase operativa

•Per ogni richiesta viene creato e repertoriato un fascicolo procedimentale della tipologia corrispondente al tipo di richiesta (D, C, G)

•La richiesta di accesso viene inserita nel fascicolo

•Tutti i documenti istruttori e finali confluiscono nel fascicolo

•Quando necessario vengono aggiornati i metadati del fascicolo

2. Sistema permette di definire profili

Fase preliminare

• Configurazione di specifiche tipologie di classe documentale con un insieme di metadati esteso e relativi repertori (D, C, G)

Fase operativa

• Per ogni richiesta viene protocollato e repertoriato un documento della classe documentale corrispondente al tipo di accesso (D, C, G)
• Tutti i documenti istruttori e finali relativi alla richiesta sono collegati alla istanza di accesso
• Quando necessario vengono aggiornati i metadati del solo documento iniziale di richiesta

3. Sistema con le sole funzionalità minime

Fase preliminare

• Definizione di specifici repertori per la sola registrazione particolare degli accessi FOIA

Fase operativa

• Ogni richiesta viene registrata sullo specifico repertorio creato
• Le restanti informazioni (stato, sintesi richiesta, etc.) dovranno essere gestite manualmente al di fuori del sistema di gestione del protocollo informatico (foglio elettronico, ad esempio)

Quali campi per il Registro?

• Oggetto della richiesta
• Data presentazione
• Presenza controinteressati
• Esito della richiesta
• Data provvedimento
• Sintesi della motivazione (per i dinieghi)

Punti di attenzione

Come agevolare la presentazione di richieste di accesso

• La “porta di ingresso” del FOIA sarà, nei prossimi mesi, il modulo messo a disposizione sul sito. Prevedere pochi campi (solo quelli utili ad agevolare la richiesta)
• Tip: prevedere un numero di caratteri adeguato per i campi critici: oggetto della richiesta, contenuto o fonte del dato, etc.
• Ogni PA tratta le informazioni del proprio settore di competenza
• Tip: indicare quali informazioni sono trattate sul sito o nel modulo, così sarà meno probabile ricevere una richiesta non elaborabile

FOIA 1.1 - Sviluppi futuri (ma non troppo)

• Presentazione istanza dal portale dell’amministrazione in forma guidata previa autenticazione SPID: No moduli, No firma, No PEC
• Protocollazione automatica dell’istanza presentata (coincidenza data di presentazione con data di protocollazione)
• Apertura automatica del relativo fascicolo procedimentale
• Possibilità di seguire lo stato del relativo procedimento di accesso via portale e/o tramite notifiche email di cambio stato
• Possibilità di presentare istanza di riesame sempre tramite portale
• Trasmissione dei documenti, in caso di accoglimento, tramite portale o email

Foia 2.0

• Classificare i documenti prodotti dalla PA come accessibili già in fase di registrazione (proattività vs reattività):

• categorizzazione automatica documenti
• oscuramento automatico nomi di persone e informazioni coperte da privacy
• evidenziazione automatica possibile presenza controinteressati

• Motore di ricerca disponibile dal portale dell’amministrazione per accedere direttamente ai documenti dichiarati accessibili
• Trasparenza proattiva: il richiedente che ha precedentemente espresso interesse viene informato in modalità push dall’amministrazione della presenza di nuovi documenti o della declassificazione di documenti esistenti

Foia 4.0

• Classificare anche i dati detenuti e trattati dalla PA come accessibili (o non accessibili) già in fase di progettazione delle banche dati
• Motore di ricerca rende disponibili dal portale dell’amministrazione i documenti e i dati dichiarati accessibili
• AI: un po’ di intelligenza artificiale (ma anche naturale) renderà facile ai cittadini porre le richieste e agli uffici trovare dati e documenti preesistenti e quindi non ancora classificati come accessibili o non accessibili